Una gran ventaja competitiva en la actualidad

Sé que llevas tiempo oyendo hablar de esto, pero en el mundo de la empresa, una cosa es oír hablar y otra muy distinta es tenerlo implementado. Quiero hablarte de cómo la nube, o el cloud (en su versión anglosajona), ha cambiado la competitividad de mis empresas y mi productividad, añadiendo además, lo que para mí es aun mucho más importante, un grado de libertad y disfrute, mucho mayor en mi día a día.

Muchas veces pensamos que este tipo de tecnología, está más enfocado para grandes empresas que para pequeñas o incluso autónomos, y nada más lejos de la realidad. Las grandes empresas lo necesitan más que nadie, cierto, pero también lo tienen muchísimo más difícil que el resto para su implementación, precisamente debido a su enorme tamaño y normativas internas. En el caso de una pequeña empresa o una micro empresa, es infinitamente más fácil. Por ejemplo, yo hoy día, hay pocas cosas que no tenga integradas en la nube, de hecho, ahora mismo no se me ocurre ninguna, al menos a nivel profesional.

Lo primero es la necesidad y la ventaja competitiva de trabajar sin papeles. Si quieres tener una verdadera integración con la nube, no tienes más alternativa que poco a poco, ir eliminando el uso y “necesidad” del papel. Y hoy día es absolutamente posible, reducir el uso del papel al 1% o menos incluso.

Disponemos de múltiples dispositivos, a través de los cuales podemos realizar prácticamente el 100% de las tareas, que necesitamos llevar a cabo en nuestro día a día, portátil, ordenador de sobremesa, tablet, smartphone e incluso smartwatch. De modo que vayas donde vayas, siempre tienes una versión más grande o más pequeña del equivalente a un ordenador personal.

La segunda gran ventaja, que es una de las cosas que a mí me ha cambiado la vida, sé que es una frase manida, pero es que ha sucedido literalmente así. Ha sido el no tener dependencia física de ningún lugar ni de ningún dispositivo. Ya que al tener una copia en la nube de toda la información, y además, tener replicados las aplicaciones y contenido de todos los dispositivos con los que trabajo (que en mi caso son todos los mencionados anteriormente, de distintos tamaños y comodidad en su portabilidad), mi única necesidad es tener conexión a Internet y alimentación o batería para el dispositivo. De modo que esté donde esté, ya sea en Madrid o en Nueva York, es como si estuviera en mi propio despacho, tengo acceso a toda la información y aplicaciones, por lo que puedo trabajar a 100% de rendimiento.

Esto además, trae más ventajas consigo, ya que el tener backup de los dispositivos en la nube, me facilita que ante un robo o rotura, la información no se pierde, y además si tengo que comprar uno nuevo, en muy pocas horas vuelvo a ser totalmente funcional.Para mí el tiempo y precio emocional que pagamos, cuando nos sucede algo de este tipo, es demasiado alto como para no tener una solución así implementada, es realmente eficiente.

Esto me da la libertad de elegir cómo y dónde deseo trabajar. En ocasiones prefiero mi mesa de despacho, lógicamente tengo mucho más espacio, más potencia en el equipo de sobremesa, y varias pantallas. Pero para ciertos momentos, como por ejemplo éste, en el que estoy escribiendo este contenido, prefiero irme a la terraza de una cafetería, donde solo tengo una pantalla, me da el aire y con mis cascos y la música adecuada, creo el entorno de creatividad que necesito para escribir.

Por ejemplo, como profesional y más aun como empresario, es imprescindible que tengas establecido un sistema de toma de notas, ideas y demás contenidos que vas generando en tu día a día. Uno de los más habituales siempre ha sido el block de notas de papel, o la nada eficaz, aunque habitual, torre de post-it. El problema es que o te lo llevas allá donde estés, o al final terminas por no tener un sistema uniforme y eficaz del todo, porque terminarás apuntando las cosas en la primera servilleta que tengas al alcance. Ahora bien, si yo te preguntara, ¿qué objeto no se te olvida nunca y si se te olvidara, volverías a por él? con toda seguridad responderías que el móvil, es decir, el móvil siempre va con nosotros, allá donde vayamos, por lo que si en tu bolsillo llevaras ese sistema de notas, querría decir que tendrías una organización 100% eficaz, al menos en este aspecto, yo para esto utilizo Evernote, herramienta que trabaja 100% en la nube y que es multidispositivo. Bien, pues lo mismo sucede con el resto de aplicaciones y actividades que necesito realizar, procuro que todo tenga su reflejo en la nube.

Cada aspecto de tu negocio es susceptible de ser migrado a la nube. Además, las empresas por las que merece la pena apostar, ya han realizado esta migración, no solo a nivel interno, sino también a nivel de sus productos o servicios, como por ejemplo SAGE, que no solo tiene implementadas sus herramientas de facturación y contabilidad en la nube, además permiten integrarlas con otras herramientas nativas del cloud, como es SalesForce (CRM, gestión de clientes).

Esto es clave, yo prácticamente no utilizo aplicaciones que no tengan un claro enfoque al trabajo online, y que además no tengan una amplia capacidad de integración con otras aplicaciones. Un ejemplo de ello, es la herramienta que utilizo para gestionar mis tareas pendientes, Nozbe, 100% cloud, y se integra con otras como Evernote, Dropbox, Drive, OneDrive, etc.

Una de las principales dudas para llevarlo todo a la nube es la seguridad, ¿será suficientemente seguro? Bien, esto tiene una facilísima respuesta. Me atrevería a afirmar, que está más seguro que en tu ordenador. Tu ordenador está conectado a Internet, por lo tanto es accesible desde Internet, y por lo tanto vulnerable. ¿Lo tienes adecuadamente protegido? ¿haces verificaciones periódicas de seguridad? probablemente no, y esto suponiendo que sepas lo suficiente de seguridad como para hacerlo, o contrates a alguien que lo realice.

Tu información está en un solo disco físico, ¿tienes backups periódicos? ¿con qué frecuencia los haces? ¿cuánto tardarías en recuperar uno de ellos en caso que se estropeara?

Las empresas que prestan servicios en la nube, como SAGE o Dropbox, tienen múltiples servidores con la información duplicada, de forma que pueden soportar una caída de sistema, y otro alternativo se pondría en funcionamiento en minutos o segundos. Múltiples copias de los datos, incluso con localizaciones descentralizadas, de modo que si ardiera el edificio entero, en otro lugar a miles de kilómetros de ahí, tienen una copia alternativa. Solo con esto, ya podría afirmarse que los datos en estas empresas, están más seguros que en el 99% de los ordenadores que tienen sistemas de backup y seguridad en local. Pero además, una cosa no quita la otra, en mi caso, por si acaso le añado una capa adicional de seguridad, y sigo manteniendo otra copia de seguridad localmente, por lo que no solo no reduzco la seguridad, sino que la aumento notablemente.

Si aún estás pensando si de verdad es una ventaja para ti y para tu empresa, el migrar a la nube, te invito a que hagas una prueba durante 3 meses con alguna de las actividades que ahora haces de forma local, y podrás comprobar como tu eficacia aumenta notablemente, permitiéndote realizar tu trabajo en menos tiempo, con mayor efectividad y mayor seguridad, lo que te hace mucho más competitivo a ti y a tu empresa.

¿Tú como yo, ya lo tienes todo en la nube? ¿cuál es tu experiencia al respecto? ¿aún lo estás pensando? ¿qué dudas tienes? me encantaría conocer tus reflexiones e inquietudes al respecto, puedes compartirlas más abajo en los comentarios.

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